A rotina no ambiente corporativo está cada dia mais acelerada. Não somente no departamento de TI, mas em toda a empresa, as equipes precisam realizar entregas com extrema qualidade em prazos cada vez menores. Por esse motivo, é crescente a busca por metodologias e ferramentas que visem uma gestão do tempo mais eficiente.
Acompanhe em nosso artigo como é possível otimizar as atividades e acompanhar o ritmo frenético do mundo dos negócios. Boa leitura!
MAPEIE AS PRINCIPAIS DEMANDAS DE CLIENTES INTERNOS E EXTERNOS
Mesmo sendo um departamento de back office, uma gestão estratégica deve considerar á área de TI como integradora, utilizando-a para gerar as informações necessárias de acompanhamento de todas as atividades e processos.
As áreas comerciais e de atendimento ao cliente, por exemplo, precisam ter acesso aos softwares ou módulos de CRM a todo o tempo, então, por que não alinhar com os gestores dessas áreas um fluxo exclusivo de suporte? Da mesma forma, os clientes não podem ficar sem suporte, especialmente quando a solução de sua empresa envolve a prestação de serviços. Então, a dica é: relacione os chamados dos últimos meses por cliente. Isso resultará em determinados padrões, possibilitando à empresa se antecipar aos atendimentos.
IMPLANTANDO ESTRATÉGIAS PARA A GESTÃO DO TEMPO EM TI
Um ambiente de trabalho mais organizado e flexível reflete até mesmo nos índices de satisfação, ajudando sua empresa na difícil missão de retenção de talentos. Sem contar que um plano bem elaborado e executado com certeza ajuda na visibilidade dos profissionais envolvidos com o departamento. Veja algumas dicas de como otimizar a gestão do tempo em sua empresa:
AVALIE CONSTANTEMENTE AS DEMANDAS E PRIORIDADES
Classifique as tarefas da equipe de TI de acordo com seu nível de urgência. Por exemplo, um erro que esteja impactando o acesso de um usuário do time de Finanças ao ERP em dia de realização de pagamentos, deve ser tratado como prioridade.
Busque os outros gestores e liste todas as possibilidades de falhas que envolvam a área de TI e treine o time para aplicar planos de contingência mesmo na ausência de decisores.
CONHEÇA AS FERRAMENTAS NECESSÁRIAS PARA CADA EQUIPE
Muitas vezes o baixo desempenho está relacionado com o equipamento de trabalho fornecido. Considere uma avaliação periódica de computadores, tablets, smartphones e demais aparelhos utilizados na empresa e envie relatórios para os usuários e seus gestores diretos com os resultados.
Lembre-se de dar uma atenção especial para quem atua remotamente!
INCLUA O TEMPO COMO INDICADOR DE DESEMPENHO
Lembre-se que os KPIs, indicadores de desempenho, devem fazer parte de uma cultura de melhoria contínua, em que todos sejam capazes de dar e receber feedbacks. Explique para o time que a gestão do tempo em TI envolve medir precisamente a duração de cada tarefa, possibilitando um controle de tarefas mais autônomo e estimulando a proatividade de cada colaborador.
QUALIFICAÇÃO DOS PROFISSIONAIS DE TI
Por último, mas não menos importante, não deixe de investir na capacitação dos profissionais da área de TI. O investimento não é necessariamente só financeiro, há diversos cursos sobre metodologias ágeis disponíveis gratuitamente, online, como Kanban, Scrum, Extreme Programming, entre outras.
Além disso, novidades surgem a cada minuto no universo da tecnologia, estimule seu time a buscar informações e crie um ambiente em que seja possível realizar testes de novas estratégias e ferramentas visando a gestão do tempo e a otimização da qualidade nas entregas.
